El Número Internacional Normalizado del Libro (ISBN por sus siglas en inglés) es, de acuerdo con el artículo 93 del Reglamento de la Ley Federal del Derecho de Autor, la identificación que se le da a un título o a una edición de un título de un determinado editor, de acuerdo con la costumbre internacional.

La Organización Internacional para la Estandarización (ISO, por sus siglas en inglés), designó a la Agencia Internacional de ISBN para actuar como la autoridad responsable de coordinar y supervisar a nivel mundial el sistema de asignación y control de ISBN, lo cual realiza desde 1970 y actualmente cuenta con 150 agencias nacionales o regionales que agrupa a más de 200 naciones.

En nuestro país, el encargado de asignar ISBN, así como supervisar y mantener actualizado y controlado el padrón de los números internacionales normalizados, es el INDAUTOR, a través de la Agencia Nacional ISBN México, de acuerdo con lo establecido en el artículo 86 del RLFDA.

Existen políticas definidas por la Agencia Internacional que determina la asignación de los ISBN y cada país, a través de sus agencias, cuenta con criterios específicos para valorar si determinado material es susceptible de contar con un ISBN.

El procedimiento para solicitar un ISBN, es a través del sistema en línea RISBN5.1, en donde únicamente el apoderado legal de la UAM, mediante una clave y una contraseña asignadas por el INDAUTOR, puede tener acceso a la plataforma para ingresar los datos del libro a publicarse, con el propósito de que la Agencia examine la información proporcionada y determine si genera el número ISBN o emite un requerimiento que, de ser el caso, debe atenderse inmediatamente (a más tardar a los 3 días hábiles posteriores a la emisión de requerimientos).

Es obligación de los editores hacer constar en forma y lugar visibles de las obras que publiquen, además del nombre, la razón social y domicilio del editor, el año de la edición o reimpresión, el número ordinal que corresponda a la edición o reimpresión (si es el caso), así como el número internacional normalizado del libro, el que generalmente aparece en la página legal.

En caso de que el editor omita el ISBN o lo inserte con falsedad, incurre en una infracción en materia de derechos de autor, cuya sanción es una multa que oscila de los mil hasta los cinco mil días de salario mínimo general vigente

El ISBN se compone actualmente de 13 dígitos, agrupados en cinco elementos, mismos que deben separarse por guiones conforme al siguiente ejemplo:

El ISBN no ampara ni protege al libro publicado, no es un registro; únicamente es un número que identifica a los libros que se publican en cada país, es decir, refleja la producción editorial de un país o editorial, ya que se asigna a la obra que se encuentra a máximo diez días naturales de entrar al proceso de impresión.

1. Libros o impresos con más de 5 hojas;
2. Publicaciones en microformas;
3. Publicaciones en lenguajes especiales para discapacitados;
4. Publicaciones en medios mixtos;
5. Obras literarias grabadas en fonogramas;
6. Cintas legibles por computadora diseñadas para producir listas;
7. Programas de computación, y
8. Otros medios similares incluidos los audiovisuales.

Adicionalmente, existen criterios establecidos por el INDAUTOR para delimitar la asignación de ISBN:

1. Se otorga un ISBN a cada primera edición.
2. Una edición nueva de un título ya publicado, incluyendo los cambios de tipo de encuadernación, cambios en el texto o en el formato, o una nueva composición tipográfica, pero no a una reimpresión sin diferencia en el texto con respecto al original.
3. Las diferentes encuadernaciones de un mismo título publicado por el mismo editor (encuadernaciones en pasta dura, rústica o piel, producidas por un editor, ya sea de manera simultánea o en momentos diferentes).
4. Las versiones relacionadas con la misma obra.
5. Cada volumen o tomo de una obra requiere un número individual, así como un ISBN para la colección completa de las obras.

El artículo 90 del RLFDA alude a los tipos de publicaciones a las que no se debe otorgar un número internacional normalizado:

1. Material impreso efímero, como calendarios, programas de teatro o de conciertos, material publicitario, folletería y otras publicaciones afines.
2. Carteles.
3. Reproducciones artísticas y carpetas de arte sin portada ni texto por ejemplo, calendarios que no contengan información.
4. Publicaciones sin texto.
5. Fonogramas, excepto obras literarias grabadas en fonogramas, por ejemplo discos con obras musicales.
6. Memorias de seminarios, coloquios, talleres, encuentros, etc.

Adicionalmente, en la página web del INDAUTOR, en el link de la Agencia Nacional ISBN México, identificada como PUBLICACIONES QUE NO DEBEN LLEVAR ISBN, http://www.indautor.gob.mx/isbn/quien2.html aparece una lista de materiales entre las que se destaca la de publicaciones del régimen interno de las entidades o con circulación restringida, tales como manuales de procedimientos, reglamentos institucionales, estatutos de sociedades, entre otros.

1. Cuando el título de la publicación sufra un cambio
2. En cambios de soporte, formato o medio de publicación. Por ejemplo, los diferentes formatos de una publicación electrónica como el PDF, HTML, etc. cada uno de estos tipos de formato debe tener su propio ISBN.
3. Cuando un mismo título se publica dentro de una serie y de manera individual.
4. Cuando se realiza una nueva edición.

1. En las impresiones o reimpresiones inalteradas de libros que mantengan las caracteristicas fìsicas totales de la ediciòn el formato y se publiquen por el mismo editor.
2. En caso de variación del precio, o pequeñas modificaciones como una correcciòn o fe de erratas.

1. En caso de coediciones, siempre y cuando intervenga un coeditor o más. La figura de coeditor no debe confundirse con el de patrocinador o financiador de la edición.
2. Cuando un título pertenece a una colección de obras. En la edición que se publique, la obra deberá llevar impresos 2 ISBN: el de la colección y el del libro en particular.
3. En las reimpresiones de obras que fueron publicadas con un ISBN de 10 dígitos y que se realizó la conversión de números a 13 dígitos, por ejemplo:

La obra “La laguna encantada de mi ciudad”, que se editó por primera vez a finales de 2006 o principios de 2007, tiene asignado el ISBN 970-654-089-X (10 dígitos) y su conversión a 13 dígitos es 978-970-654-089-8. En este caso, esta primera edición lleva impresos ambos ISBN y como la editorial ha decidido realizar una reimpresión de la obra, (las reimpresiones son ediciones sin ningún cambio y utilizando los mismos negativos o planchas), entonces en dicha reimpresión también se deberá imprimir el mismo ISBN a 10 y 13 dígitos.

• El ISBN debe solicitarse sólo cuando la obra ya no amerite ningún tipo de cambio (que se encuentre en “finas”), y esté aproximadamente a no más de 30 días de ser publicado. Lo anterior, toda vez que en el formulario aparece un rubro en el cual debe indicarse la fecha de “aparición” de la obra (publicación), la cual no debe rebasar los 30 días naturales contados a partir de que se ingresa la solicitud de ISBN al sistema RISBN5.1.
• La información que se proporcione en el formulario y que se haya ingresado al sistema RISBN5.1, no podrá modificarse posteriormente, a menos que se detecte un error considerable en alguno de los datos proporcionados y en ese sentido, podrá solicitarse mediante oficio dirigido al DPI, la corrección de datos, necesaria para enmendar el error, lo que representa enviar un compromiso presupuestal con su respectiva póliza de diario, por la cantidad de CONSULTAR TARIFA VIGENTE. Aplica la corrección de datos principalmente en el caso de nombre de los autores o colaboradores, coeditor, número de páginas, tipo de papel, entre otros. Como excepción a lo previsto, el cambio de formato (de impreso a electrónico o viceversa) NO APLICA para la solicitud de corrección de datos, ni el cambio radical del título de la obra.

En virtud de los beneficios otorgados con este sistema tratándose del breve plazo para la asignación de los números ISBN, no se puede sustituir una obra por otra, ni se puede imprimir “ISBN en trámite”; no existe cancelación de ISBN, ni sustitución de números ISBN asignados a una publicación por otra, aunque sea la misma obra pero en diferente formato (impreso o electrónico). Por ejemplo, si el ISBN lo solicité para una obra impresa pero al final se cambió el soporte por un electrónico en PDF, NO PUEDE HACERSE CAMBIO DE FORMATO; tendría que solicitarse un ISBN nuevo y el ISBN solicitado equivocado para un determinado soporte no podría comprobarse.

Tratándose de obras en coautoría o compilaciones, debe señalarse en el formulario los datos de todos los autores de la obra y de quienes tuvieron otras aportaciones como los traductores o compiladores. Es indispensable que los nombres de los autores no estén abreviados, pues el sistema en línea no reconoce los datos y por ello se interrumpe el plazo de asignación y se le emite a la UAM, por el mismo sistema en línea, un aviso de requerimiento, mismo que debe atenderse de inmediato (a más tardar 3 días hábiles), a fin de evitar dilaciones en el otorgamiento del número.

Una vez que el abogado del DPI revisa la documentación para corroborar que esté correcta y completa, envía a la asistencia administrativa de la Oficina del Abogado General, el compromiso presupuestal y su póliza de diario, que son canjeados por dinero en efectivo para que al siguiente día hábil se pague en cualquier sucursal bancaria, lo que se realiza mediante la exhibición de una “hoja de ayuda”, disponible en la página electrónica del INDAUTOR, la que previamente se requisita con el monto a pagar, la clave de la dependencia a la que se destina el pago, el tipo de trámite y la fecha.

Al efectuar el pago, la institución de crédito genera un comprobante identificado como “llave de pago”, cuya cadena numérica es indispensable proporcionar al momento de ingresar el trámite al sistema RISBN5.1.

El acceso al sistema en línea es a través de la clave y password, avalados por la Agencia Nacional ISBN a nombre de la UAM y una vez abierto, se copia del formulario la información, proporcionada por el único responsable autorizado de ISBN de la División, Coordinación de Extensión Universitaria o Dirección de Publicaciones (Rectoría General) y se inserta en el sistema RISBN5.1, lo que evita errores de tecleo que pudieran incidir en los datos que quedan registrados en el mismo.

Después de ingresada la solicitud de ISBN, automáticamente la Agencia Nacional asigna un “número de radicado”, con el cual se monitorea diariamente el trámite para verificar su estado o avance y, aproximadamente durante los siguientes diez días hábiles se asigna y “libera” el ISBN y cuando los datos de los autores estén completos y correctos, y no exista alguna inconsistencia con tipo de material o errores en los datos proporcionados.

En caso de que los datos estén incompletos o incorrectos, o bien exista una inconsistencia, la Agencia emitirá un requerimiento respecto a la solicitud, la cual se verá reflejada en el mismo sistema Y aparece como “Solicitud pendiente”, que es la que se encuentra en revisión y desahogo del solicitante, y donde generalmente en el campo identificado como “Observaciones”, aparece información que debe aclarar o precisar el solicitante para que la Agencia vuelva a revisarla y, en su caso, validarla.

En la carpeta identificada como “Solicitudes rechazadas”, serán enviadas aquellas  que, según el criterio de la Agencia Nacional e Internacional, no aplican para asignación de ISBN en virtud de que no es material que lleva ISBN, porque no se enviaron los nombres completos de los colaboradores, no se enviaron los dummys solicitados o bien, no se enviaron escaneadas las identificaciones de colaboradores con nacionalidad mexicana que cuentan con un apellido. En algunas ocasiones la explicación del rechazo aparece de manera expresa, o bien la solicitud de ISBN desaparece del sistema.

Una vez asignado el ISBN, el Departamento de Propiedad Intelectual envía primero por correo electrónico al solicitante (responsable único de Unidad) la notificación del ISBN otorgado y posteriormente se le notifica por escrito.

En caso de libros monográficos, si la UAM realiza la digitalización de una obra, ésta función se equipara a la de edición y se debe considerar que la publicación digital debe incluir la portada y página legal que identifique a la UAM como editor que digitalizó la obra.

Una vez que la Agencia Nacional ISBN recibe las solicitudes vía electrónica, dictamina la información y, en su caso, la valida conforme a la práctica y normatividad internacional, aprobando la asignación en un plazo no mayor a diez días hábiles.

Los artículos 90 y 95 del RLFDA, reflejan las disposiciones o criterios institucionales para determinar si un material que será editado o publicado por la UAM o en coedición, es susceptible de contar con un ISBN.

El ordenamiento interno que rige la asignación de números ISBN para publicaciones editadas por la UAM, es el denominado Políticas Operacionales sobre la Producción Editorial que Incluye Mecanismos de Evaluación y Fomento, Respecto de Edición, Publicación, Difusión y Distribución (POPE).

Las POPE en su política identificada con el numeral 2, señala que las obras que deriven del proceso editorial se caracterizan por contener, entre otros elementos requeridos por la legislación aplicable, el número ISBN:

La Agencia Nacional ISBN ha difundido en su página Web, una lista de materiales que no llevan ISBN:

1. Impresos de menos de cinco páginas
2. Planos que se distribuyan aisladamente
3. Partituras musicales
4. Hojas sueltas no coleccionables
5. Hojas intercambiables para insertar en libros
6. Carteles y grabados que no conforman una obra con formato de libro
7. Postales
8. Hojas desplegables
9. Publicaciones institucionales. Memorias de organismos públicos y privados
10. Publicaciones estrictamente publicitarias. Ejemplo: aquellas que enuncian las características de un determinado producto o de una región turística.
11. Horarios y tarifas
12. Programas de enseñanza, espectáculos y exposiciones
13. Estatutos y balances de sociedades; las listas de directivos de empresas; las instrucciones para tomar parte en actos; las circulares
14. Guías, agendas, calendarios, almanaques, aun cuando se presenten en forma de libro
15. Impresiones artísticas y carpetas sin portada ni texto
16. Grabaciones de sonido
17. Publicaciones periódicas
18. Publicaciones ocasionales que a juicio de la Agencia Nacional de ISBN carezcan de interés permanente (publicaciones efímeras)
19. Mapas y planos que no se vendan en el mercado del libro y partituras musicales sueltas
20. Anuarios, guías telefónicas y directorios telefónicos
21. Catálogos comerciales y publicitarios
22. Catálogos de librerías o editoriales
23. Folletos cancioneros
24. Folletos y programas cinematográficos
25. Folletos y programas deportivos
26. Folletos escolares que no sean libros de texto
27. Folletos de propaganda, teatrales, turísticos y políticos,
28. Guiones de cine, radio y televisión
29. Obras publicadas en multicopia
30. Programas de actos conmemorativos y/o culturales
31. Programas de conciertos
32. Páginas web, portales informativos, bases de datos, motores de búsqueda, bibliotecas y/o aulas virtuales, publicaciones digitales destinadas a renovar sus contenidos de manera regular o frecuente a través de Internet
33. Entidades abstractas como obras textuales y demás creaciones abstractas de contenido intelectual o artístico
34. Publicaciones del régimen interno de las entidades o con circulación restringida, tales como: manuales de procedimientos, reglamentos institucionales, estatutos de sociedades, libros personalizados, entre otros.
35. Memorias y materiales de régimen interno de instituciones o asociaciones
36. Programas informáticos que no tengan fines educativos ni didácticos
37. Álbumes de pegatinas
38. Listas de precios
39. Pasatiempos (crucigramas, sopa de letras y otros)
40. Cómics
41. Plegables
42. Juegos
43. Lláminas, carteles
44. Seminarios y simposios

Parte del quehacer universitario de los académicos de la UAM, es organizar seminarios, talleres, coloquios, encuentros, etc. sobre diversos temas, cuyas ponencias o pláticas con frecuencia son recopiladas en forma de “memorias”. Al respecto, se destaca que este tipo de material es considerado como una publicación periódica, toda vez que contiene variedad de contenido y aparece con cierta periodicidad, ya que dichos eventos se organizan generalmente de forma anual.

Es responsabilidad del solicitante de ISBN, verificar que la obra para la cual solicita el número internacional normalizado del libro realmente corresponda al material que es susceptible de contar con un ISBN; de lo contrario, la Agencia Nacional ISBN, al efectuar el análisis de los datos de la solicitud ingresada por el sistema RISBN5.1, podría negar el otorgamiento del número.

En el caso de las publicaciones conjuntas, en el que participan dos o más coeditores con el fin de publicar una obra, todos los coeditores deberán contar con su ISBN para la obra que será publicada y por lo tanto, tienen derecho a imprimir el ISBN en el libro.

No debe confundirse la COEDICIÓN con el PATROCINIO, ya que el último se distingue porque se trata únicamente del financiamiento o apoyo económico para la elaboración de la publicación y en este caso el patrocinador no debe tramitar ni tener su ISBN.

Para tramitar ISBN para obras que serán publicadas en coedición, se debe realizar el mismo trámite que para la solicitud de ISBN ordinario, sólo que primero debe tramitarse el de coeditor(es) y una vez que la Agencia emita su número de "Radicado", dicha ficha PDF debe ser enviada al DPI para que los mismos datos (se copian y pegan) puedan ingresarse por parte de la UAM.